Projekte werden mit hohen Erwartungen und viel Engagement begonnen und vorangetrieben, geraten aber mitunter in schwierige Situationen. Spätestens dann, wenn der Kosten- und Zeitaufwand mit der Erwartung – insbesondere an die Qualität der Ergebnisse – nicht mehr in Einklang zu bringen ist, hilft ein externes Projekt-Audit dabei, die Ursachen zu identifizieren und das Projekt wieder „auf die Spur zu bringen“.
Projekte sind durch viele Einflussfaktoren geprägt und entwickeln gerne ein „Eigenleben“, das sich in diffusen Symptomen äußert:
- Ansprechpartner und Kommunikationswege sind unklar
- Beschwerden von Projektmitarbeitern über Projektklima, schlechte Randbedingungen und ungünstiges Umfeld für die Leistungserbringung
- Meilensteine werden erreicht, aber vorliegende Zwischenergebnisse haben einen geringeren Umfang als erwartet oder unzureichende Qualität
- Sich abzeichnende Probleme spiegeln sich nicht im Statusbericht wider
- Es herrscht Unklarheit über das verbrauchte Budget und den erreichten Fortschritt
Diese Symptome lassen sich auf ein dreigliederiges Raster zurückführen und zeigen so an, wo sie die Wirtschaftlichkeit, die strategische Relevanz des Projektes oder seine Beherrschbarkeit gefährden.
Unser Ansatz
Das zeb/project.audit geht die Ursachen der Probleme an und wird parallel zur normalen Projektarbeit durchgeführt. Das effiziente Verfahren mit möglichst geringem Impact auf die Projektarbeit sorgt dafür, dass eine Projektunterbrechung nicht notwendig ist.
In einem ersten Schritt wird die Projektsituation erfasst, wobei einzelne Projektbeteiligte zur Beschreibung des Projektzustandes eingebunden werden. Dieser Input wird mit der Erfahrung des zeb/ aus ähnlich gelagerten Projekten abgeglichen. Mithilfe eines hypothesenbasierten Vorgehensmodells werden die kritischen Erfolgsfaktoren des Projektes aus unterschiedlichen Perspektiven untersucht:
- Projektdefinition und Setup
Zu klären ist, ob das Projekt mit einer geeigneten Ausgangsbasis gestartet ist. Dazu gehören neben einem eindeutigen, konsistenten und redundanzfreien Scope auch geeignete Ansätze für ein Projektvorgehen. - Interne Projektarbeit
Wesentlich ist die Untersuchung entlang der Steuerungsgrößen des Projektes Qualität, Aufwand/Kosten und Termin. Zur Untersuchung der Projektinhalte werden die Erwartungen an das Projektergebnis mit den bisher erreichten Ergebnissen abgeglichen. Ein Review der bisherigen Projektergebnisse fokussiert dabei auf bekannte Schwierigkeiten zu ähnlich gelagerten Inhalten. Zusätzlich werden methodische Ansätze und Steuerungsverfahren mit den üblichen Ansätzen und Verfahren für ein Projekt vergleichbarer Größenordnung abgeglichen. - Externe Einflussfaktoren
Von außen wirkende Faktoren können erheblichen Einfluss auf die Projektarbeit haben, so dass eine Untersuchung der Governance und der zeitgerechten und ausreichenden Verfügbarkeit von Ressourcen mit den notwendigen Skills notwendig ist. Zu klären ist ferner, ob eine ggf. notwendige Übergabe der Projektergebnisse in die Linienverantwortung möglich ist oder ob sich Probleme der Linienorganisation auf das Projekt auswirken.
Diese Kategorisierung in Projektfelder unterstützt die Identifizierung von Einflussfaktoren hinter den Symptomen, die im nächsten Schritt vertieft wird. Dazu leitet zeb/ Hypothesen über die Problemursachen ab und validiert sowie priorisiert diese Hypothesen in der Rücksprache mit ausgewählten Projektbeteiligten.
Zu den identifizierten Problemursachen erarbeitet zeb/ schnell greifende Maßnahmen zur Milderung und Beseitigung der Ursachen, die sich an Best-Practice-Ansätzen aus vergleichbaren Projekten orientieren. Konkrete Maßnahmen sind beispielsweise:
- Grafische Visualisierung des Scopes (z.B. Architekturbild zur Sichtbarmachung der Abhängigkeiten)
- Ableitung von strategischen Eckpfeilern für das Projektergebnis aus dem Scope (Schaffung von „Leitplanken“)
- Verzahnung zwischen Projektplan und Budget inklusive Definition von Checkpoints zur Einhaltung
- Einführung und Kommunikation von fehlenden Projektmanagement-Tools
- Auslagerung von Fachthemen an Expertenteams (z.B. für einzelne Detailprobleme)
- Reorganisation des Projektes entlang der zu liefernden Ergebnisse
Ihr Vorteil
zeb/project.audit bietet nicht nur einen formalen Checkup des Projektmanagements; zeb/ kann mit tiefem fachlichen Know-how in bank- und versicherungstypischen Fragestellungen auch echter inhaltlicher Sparringspartner sein. Pragmatische und praxisorientierte Lösungsansätze für den „Turnaround“ von Projekten bringt zeb/ aus einer Vielzahl erfolgreich durchgeführter Vorhaben verschiedenster Themen und Umfelder mit. Lassen Sie uns gemeinsam frühzeitig die Situation in Ihrem Projekt analysieren, die Ursachen für die Probleme benennen und Stellhebel für ihre Beseitigung einsetzen.